TEDARİKÇİ DAVRANIŞ KURALLARI TAAHHÜTNAMESİ
TEKNOSA İÇ VE DIŞ TİCARET A.Ş. (“TEKNOSA”), müşteri memnuniyetini sağlamayı, sınırlı doğal kaynakları etkin ve verimli şekilde kullanarak en üst düzey kalite ve standartlarda ürün ve hizmet sunmayı, ekonomik ve sosyal gelişime katkıda bulunmayı amaçlamakta; bu doğrultuda müşterileri, hissedarları, çalışanları, tedarikçileri ve tüm paydaşları nezdinde güven, süreklilik ve saygınlık simgesi olmayı hedeflemektedir. TEKNOSA, sürdürülebilirlik ilkelerini ve etik değerleri iş stratejilerinin temel unsurları arasında görmekte; çevresel, sosyal ve yönetişim alanlarında sorumlu davranışı yalnızca yasal bir yükümlülük olarak değil, aynı zamanda topluma, çevreye ve tüm paydaşlarına karşı üstlendiği bir taahhüt olarak değerlendirmektedir. Bu kapsamda TEKNOSA, tedarik zincirinin tüm halkalarında yer alan iş ortaklarının faaliyetlerini çevresel sorumluluk, sosyal adalet, insan haklarına saygı ve iyi yönetişim ilkeleri ile uyumlu şekilde yürütmesini esas kabul etmektedir.
TEKNOSA tarafından oluşturulan işbu Tedarikçi Davranış Kuralları (“Kurallar”); tedarikçilerin iş yapış biçimlerinde uyması gereken etik, sosyal, çevresel ve yönetişim standartları belirlemekte olup, başta yürürlükteki ulusal mevzuat olmak üzere OECD Çok Uluslu Şirketler Rehberi, Birleşmiş Milletler İş Dünyası ve İnsan Hakları Rehber İlkeleri, Birleşmiş Milletler İnsan Hakları Evrensel Bildirgesi ile Uluslararası Çalışma Örgütü (ILO) Çalışma Yaşamında Temel İlkeler ve Haklar Bildirgesi ve ilgili temel sözleşmeler dahil uluslararası kabul görmüş standartlara dayanmaktadır.
İşbu Tedarikçi Davranış Kuralları Taahhütname’sini (“Taahhütname”) imzalayan tedarikçi (“Tedarikçi”), Kurallar’ı okuduğunu, anladığını ve tüm hükümlerine eksiksiz şekilde uyacağını, bu Kurallar’ın TEKNOSA ile arasındaki tüm ticari ilişkilerin ayrılmaz bir parçası olduğunu ve sözleşmesel yükümlülük niteliği taşıdığını gayrikabili rücu olarak kabul, beyan ve taahhüt eder.
1. İş Gücü ve İnsan Hakları
Tedarikçi, yürüttüğü tüm faaliyetlerde, doğrudan ve dolaylı çalışanlar, geçici işçiler, göçmen işçiler, öğrenci ve stajyerler, sözleşmeli çalışanlar ile alt yükleniciler dahil olmak üzere tüm iş gücünün temel insan haklarına saygı göstermeyi ve çalışanlara insan onuruna yakışır, adil ve güvenli bir çalışma ortamı sağlamayı, sigortasız işçi çalıştırmayacağını, asgari yaş sınırlamasına riayet ederek ilgili ulusal istihdam izinlerine ilişkin mevcut kurallara uygun davranmayı kabul, beyan ve taahhüt eder; bu kapsamda her türlü zorla çalıştırma, insan ticareti, borç karşılığı çalıştırma, modern kölelik, zorunlu veya sömürücü işçilik uygulamalarını kesin olarak yasakladığını, çalışanların işe alım süreçlerinde şeffaf, anlaşılabilir ve mümkünse çalışanların ana dilinde düzenlenmiş yazılı sözleşmeler ile bilgilendirileceğini, işe alım kapsamında hiçbir ad altında ücret talep edilmeyeceğini, çalışanların kimlik ve kişisel belgelerine el konulmayacağını, özgür iradeleriyle ve makul bir ihbar süresi sonunda iş akdini sonlandırma haklarının kısıtlanmayacağını kabul eder; çocuk işçi çalıştırılmayacağını, genç çalışanların sağlık, güvenlik ve gelişimlerini tehlikeye atacak işlerde görevlendirilmeyeceğini, çalışma saatleri ve fazla mesai uygulamalarının yürürlükteki mevzuata uygun olacağını, çalışanlara her yedi günlük periyotta en az bir gün dinlenme hakkı tanınacağını, çalışma haftası süresince (fazla mesailer de dahil olmak üzere) 60 saatten fazla çalışmalarını talep etmeyeceğini, fazla mesai uygulamalarının gönüllülük esasına dayalı olacağını taahhüt eder; ücretlendirme, fazla mesai ödemeleri ve yan hakların ilgili tüm mevzuata uygun şekilde ve eşit işe eşit ücret ilkesi gözetilerek sağlanacağını, çalışanlara yapılan ödemelere ilişkin açık ve anlaşılır bilgilendirme yapılacağını kabul eder; çalışanlarının iş yerinde veya iş sebebiyle bulundukları herhangi bir yerde ayrımcılık, taciz, şiddet, kötü muamele, insanlık dışı veya onur kırıcı davranışlarla dokunulmazlıklarının ihlal edilmeyeceğini ve bu konunun hiçbir şekilde tolere edilmeyeceğini, işe alım ve istihdam süreçlerinde eşitlik ilkesine uyulacağını ve çalışanlara makul ölçülerde dini ve kişisel haklarını kullanma imkânı tanınacağını beyan eder; ayrıca çalışanların örgütlenme, sendikalaşma, toplu sözleşme yapma ve temsil edilme haklarına saygı göstereceğini, bu hakların kullanımında herhangi bir baskı, misilleme veya ayrımcılığa izin vermeyeceğini ve tüm bu yükümlülüklerin alt yükleniciler dahil olmak üzere tedarik zinciri genelinde uygulanmasını sağlayacağını kabul ve taahhüt eder.
2. İş Sağlığı ve Güvenliği
Tedarikçi, güvenli ve sağlıklı bir çalışma ortamının sağlanmasının iş kazaları ve meslek hastalıklarının önlenmesi ile birlikte ürün ve hizmet kalitesini, operasyonel sürekliliği, çalışan bağlılığını ve işyeri verimliliğini artırdığını kabul eder; bu kapsamda tüm faaliyetlerinde iş sağlığı ve güvenliği risklerini (kimyasal, fiziksel, biyolojik, elektriksel, yangın, makine, ergonomik ve benzeri tüm tehlike kaynakları dahil olmak üzere) sistematik şekilde belirlemeyi, değerlendirmeyi ve kontroller hiyerarşisi doğrultusunda ortadan kaldırmayı veya kabul edilebilir seviyeye indirmeyi, gerekli her durumlarda kullanıma uygun kişisel koruyucu ekipmanları ücretsiz olarak sağlamayı ve etkin kullanımını temin etmeyi taahhüt eder; acil durumlara ilişkin olarak riskleri önceden tanımlayıp değerlendireceğini, etkilerini azaltmak amacıyla acil durum planları, tahliye ve müdahale prosedürleri oluşturacağını, çalışan eğitimi ve tatbikatları yılda en az bir kez veya mevzuatın daha sıkı hükümleri doğrultusunda gerçekleştireceğini, uygun algılama, söndürme ve tahliye sistemlerini sürekli işler halde bulunduracağını kabul eder; mesleki yaralanma ve hastalıkların önlenmesi, kayıt altına alınması, raporlanması, araştırılması ve kök neden analizine dayalı düzeltici faaliyetlerin uygulanmasına yönelik etkin sistemler kuracağını, çalışanların misilleme korkusu olmaksızın riskleri bildirmesine ve kendilerini yakın tehlikeden uzaklaştırmasına izin vereceğini beyan eder; çalışanların kimyasal, fiziksel ve biyolojik etkenlere maruziyetini kontrol altında tutacağını, düzenli iş sağlığı gözetimi ve hijyen koşullarını sağlayacağını; çalışanlara hijyenik gıda, temiz tuvalet ve test edilmiş sağlıklı içme suyu ve güvenli barınma koşulları sunacağını, fiziksel olarak zorlayıcı işler ile makine ve ekipman kaynaklı riskleri kontrol altına alacağını ve gerekli güvenlik donanımlarını sağlayacağını kabul eder; iş sağlığı ve güvenliği ile ilgili tüm eğitim ve bilgilendirmeleri çalışanların anlayabileceği dilde, işe girişte ve düzenli aralıklarla sağlayacağını, bu bilgileri erişilebilir şekilde paylaşacağını taahhüt eder; ayrıca sunduğu ürün ve hizmetlerin tasarımından üretimine, dağıtımından kullanımına ve geri çağırma süreçlerine kadar tüm aşamalarda yürürlükteki tüm yasal ve sektörel güvenlik ve kalite standartlarına uygun olacağını, ürün ve hizmetlerin TEKNOSA’ya veya TEKNOSA adına tedarik edilmesinden önce, sonra veya herhangi bir zamanda gereken ve TEKNOSA tarafından talep edilen tüm testleri düzenli olarak yapacağını veya yaptıracağını, aksi tüm durumlarda TEKNOSA’yı derhal bilgilendireceğini, TEKNOSA ve ilgili resmi kurumlar ile iş birliği içinde ürün geri çağırma ve toplatma süreçleri dahil tüm aksiyonları eksiksiz, derhal ve etkin şekilde yürüteceğini kabul ve taahhüt eder.
3. Çevresel Sorumluluk
Tedarikçi, tüm faaliyetlerinde çevresel sorumluluğun ürün ve hizmet üretiminin ayrılmaz bir parçası olduğunu kabul ederek, faaliyetlerinden kaynaklanan çevresel etkileri belirlemeyi, izlemeyi ve bu etkileri halk sağlığı, çevre ve doğal kaynakların korunmasını gözeterek en aza indirmeyi taahhüt eder; bu kapsamda yürürlükteki tüm çevre mevzuatına uygun olarak gerekli çevresel izin, lisans ve onayları temin edeceğini, bunları güncel tutacağını ve ilgili raporlama yükümlülüklerini eksiksiz yerine getireceğini kabul eder; emisyonlar, atıklar ve kirleticilerin oluşumunu kaynağında önlemeyi veya azaltmayı, su, enerji, fosil yakıtlar ve diğer doğal kaynakların verimli kullanımını sağlamayı, üretim ve tesis süreçlerinde çevresel performansı sürekli iyileştirmeyi taahhüt eder; tehlikeli maddelerin ve atıkların uygun şekilde sınıflandırılması, etiketlenmesi, taşınması, depolanması, kullanılması, geri kazanımı ve bertarafı dahil olmak üzere tüm süreçlerin mevzuata uygun şekilde yönetileceğini ve ilgili verilerin kayıt altına alınıp izleneceğini kabul eder; katı atıkların azaltılması, yeniden kullanımı, geri dönüşümü ve çevreye uygun şekilde bertarafı için sistematik bir yaklaşım uygulayacağını; hava emisyonlarını (uçucu organik bileşikler, partiküller ve diğer kirleticiler dahil) kontrol altına alacağını, izleyip gerektiğinde arıtacağını ve ozon tabakasını incelten maddeleri ilgili uluslararası düzenlemelere uygun şekilde yöneteceğini taahhüt eder; su kaynaklarının kullanımını, deşarjını ve olası kirlilik risklerini izleyerek etkin bir su yönetimi programı uygulayacağını ve atık suların mevzuata uygun şekilde arıtılmasını sağlayacağını kabul eder; enerji tüketimini ve Kapsam 1, Kapsam 2 ve Kapsam 3 dahil olmak üzere sera gazı emisyonlarını izleyerek azaltmaya yönelik hedefler belirleyeceğini, enerji verimliliğini artıracak uygulamaları hayata geçireceğini ve uygun olması halinde karbon azaltımını teşvik eden yöntemleri değerlendireceğini beyan eder; ayrıca biyoçeşitliliğin korunmasına yönelik olarak faaliyetlerinin ve tedarik zincirinin doğa üzerindeki etkilerini değerlendireceğini ve çevresel etkileri azaltmaya yönelik gerekli özeni göstereceğini kabul ve taahhüt eder.
4. Etik Kurallar ve Uyum
Tedarikçi, tüm iş süreçlerinde etik standartlara uygun hareket etmeyi kabul, beyan ve taahhüt eder; bu kapsamda her türlü rüşvet, yolsuzluk, haksız kazanç, zimmete geçirme, haraç, vergi kaçırma ve benzeri (bunlarla sınırlı olmamak kaydıyla) usulsüzlüklere karşı sıfır tolerans ilkesi benimseyeceğini, iş elde etmek veya sürdürmek amacıyla doğrudan veya dolaylı olarak hiçbir şekilde uygunsuz menfaat teklif etmeyeceğini, vaat vermeyeceğini veya kabul etmeyeceğini ve bu doğrultuda etkin izleme, kayıt ve kontrol mekanizmaları uygulayacağını kabul eder; tüm ticari kayıtların doğru, eksiksiz ve şeffaf şekilde tutulacağını ve iş faaliyetlerine ilişkin bilgilerin yürürlükteki mevzuata ve sektör uygulamalarına uygun olarak gerçeğe uygun biçimde yansıtılacağını taahhüt eder; ürünlere ilişkin tüm zorunlu bilgileri (her türlü özellik, kullanım, riskler, garanti koşulları vb.) açık, anlaşılır ve eksiksiz şekilde sağlayacağını ve eksik veya yanlış bilgilendirme nedeniyle doğabilecek zararlardan sorumlu olduğunu, ürün/hizmet iddialarının bilimsel ve teknik olarak ispatlanabilir olmasını sağlaması gerektiğini bilir, tüm reklam, tanıtım ve pazarlama faaliyetlerinin yanıltıcı, aldatıcı, abartılı veya doğrulanamaz nitelikte olmayacağını ve tüketiciyi yanıltabilecek her türlü ticari uygulamadan kaçınacağını kabul eder; adil rekabet, ticari dürüstlük ve yürürlükteki rekabet ve reklam mevzuatına tam uyum sağlayacağını, fikri mülkiyet haklarına ve know-how’a saygı göstereceğini, bunları koruyacağını, işbu Taahhütname’nin imzalanmasının hiçbir koşulda TEKNOSA’nın Tedarikçi’ye lisans, patent, endüstriyel tasarım, telif hakkı ve benzeri hakları vermediğini/vermeyeceğini, TEKNOSA ve TEKNOSA ile ilişkili her türlü marka, logo veya ticari itibarı ile bağlantılı olarak hazırlayacağı her türlü reklam, tanıtım ve içerik için önceden TEKNOSA’nın yazılı onayını almakla yükümlü olduğunu kabul eder; müşteri bilgileri dahil TEKNOSA’dan edineceği veya erişim sağlayacağı yazılı, sözlü, elektronik yollar da dahil ancak bunlarla sınırlı olmamak üzere mevcut ya da gelecekte ortaya çıkabilecek teknolojilerle oluşabilecek yöntemlerle açıklanan, üzerinde gizlilik ibaresi olan veya olmayan her türlü bilgilerin, aksi TEKNOSA tarafından yazılı olarak bildirilmedikçe gizli bilgi sayılacağını ve tüm gizli bilgileri koruyacağını kabul eder; kişisel verilerin ve gizli bilgilerin toplanması, işlenmesi, saklanması ve aktarılmasında yürürlükteki veri koruma ve gizlilik mevzuatına uyacağını ve veri ihlali veya güvenlik açıklarını derhal TEKNOSA’ya bildireceğini taahhüt eder; çalışanların ve üçüncü kişilerin gizliliğinin korunacağını ve ihbar mekanizmalarının etkin şekilde işletilerek ihbarda bulunan kişilerin kimliklerinin gizli tutulacağını ve hiçbir şekilde misillemeye maruz bırakılmayacağını kabul eder; pazarlama faaliyetlerinde hassas tüketici gruplarını (çocuklar, yaşlılar vb.) istismar edebilecek veya etik dışı sayılabilecek yöntemler kullanmayacağını, ayrıca sorumlu tedarik ilkeleri doğrultusunda tedarik zincirinde yer alan kritik minerallerin OECD rehberleri ve eşdeğer uluslararası standartlara uygun şekilde temin edilmesine yönelik gerekli özeni göstereceğini ve uluslararası ticaret mevzuatına, yaptırım ve ihracat kontrolleri dahil olmak üzere tüm uygulanabilir düzenlemelere tam uyum sağlayacağını beyan ve taahhüt eder.
5. Yönetim Sistemleri ve Sürekli İyileştirme
Tedarikçi, bu Kurallar’ın gereklerine uygun, yürürlükteki tüm yasal ve düzenleyici mevzuata ve müşteri şartlarına uyumu sağlayan, ilgili operasyonel riskleri belirleyen, değerlendiren ve azaltan, sürekli iyileştirmeyi esas alan etkin bir yönetim sistemi kurmayı ve sürdürmeyi kabul, beyan ve taahhüt eder; bu kapsamda üst yönetim tarafından onaylanmış insan hakları, iş sağlığı ve güvenliği, çevre ve etik konularına ilişkin politika ve taahhütleri oluşturacağını, bu politikaları çalışanların anlayabileceği dillerde erişilebilir kanallar aracılığıyla düzenli olarak duyuracağını ve uygulayacağını; yönetim sisteminin uygulanmasından sorumlu yetkili yönetici ve temsilcileri açıkça tanımlayacağını ve üst yönetim tarafından düzenli gözden geçirme mekanizmaları oluşturacağını kabul eder; yürürlükteki tüm yasal düzenlemeler, müşteri gereklilikleri ve bu Kurallar kapsamındaki yükümlülükleri tespit etmek, izlemek ve anlamak için etkin bir süreç kuracağını; insan hakları, çevre, iş sağlığı ve güvenliği ile etik alanlarda risk değerlendirmesi yaparak risklerin önem derecesini belirleyeceğini ve uygun teknik, idari ve fiziksel kontrolleri uygulayacağını taahhüt eder; sosyal, çevresel ve iş sağlığı ve güvenliği performansını geliştirmeye yönelik ölçülebilir hedefler ve uygulama planları oluşturacağını ve bu hedeflere ilişkin performansı düzenli olarak değerlendireceğini kabul eder; yöneticiler ve çalışanlar için gerekli eğitim programlarını oluşturacağını ve bu sayede politika, prosedür ve yasal yükümlülüklere uyumu sağlayacağını beyan eder; çalışanlar ve ilgili paydaşlarla şikayet, geri bildirim ve sürekli iyileştirmeyi destekleyen, misillemeye karşı korumalı etkin iletişim mekanizmaları kuracağını; periyodik iç değerlendirme, denetim ve gözden geçirme faaliyetleri yürüterek uygunluğu izleyeceğini; tespit edilen uygunsuzluklara ilişkin düzeltici ve önleyici faaliyetleri zamanında gerçekleştireceğini ve tüm süreçlere ilişkin gerekli kayıt ve dokümantasyonu mevzuata uygun şekilde muhafaza edeceğini kabul ve taahhüt eder.
6. Denetim, İzleme ve Uygulama Yetkisi
Tedarikçi, işbu Taahhütname kapsamındaki tüm yükümlülüklerin kendi çalışanları, alt yüklenicileri, tedarikçileri ve iş ilişkisi içinde bulunduğu tüm üçüncü kişiler tarafından da eksiksiz şekilde yerine getirilmesini sağlamakla yükümlüdür. Tedarikçi, işbu Taahhütname’ye uyumun sağlanıp sağlanmadığının denetlenmesi amacıyla, TEKNOSA’nın önceden bildirimli veya bildirimsiz olarak, doğrudan veya görevlendireceği bağımsız üçüncü kişiler aracılığıyla her türlü denetim, inceleme, yerinde ziyaret, belge ve bilgi talebi ile değerlendirme faaliyetini gerçekleştirme hakkına sahip olduğunu; bu kapsamda talep edilecek her türlü bilgi, belge ve kaydı doğru, eksiksiz ve zamanında TEKNOSA’ya sunacağını, denetim süreçlerinde tam iş birliği içinde olacağını ve denetimin etkin şekilde yürütülmesini engelleyici, geciktirici veya yanıltıcı hiçbir işlem ve eylemde bulunmayacağını kabul, beyan ve taahhüt eder. TEKNOSA, uyumsuzluk veya ihlal halinde uygun göreceği süreleri tanıma, düzeltici faaliyet talep etme, sözleşmeyi askıya alma veya derhal feshetme haklarına sahiptir. Tedarikçi, bu kapsamda gerekli tüm düzeltici ve önleyici faaliyetlerin eksiksiz, etkin ve sürdürülebilir şekilde yerine getirilmesinden münhasıran sorumludur.
7. İhlaller ve Yaptırımlar
Tedarikçi, işbu Kurallar’a aykırılık teşkil eden herhangi bir durumun tespiti halinde, söz konusu durumu derhal ve yazılı olarak TEKNOSA’ya bildirmekle yükümlü olduğunu ve ihlalin giderilmesi için gerekli tüm düzeltici ve önleyici tedbirleri gecikmeksizin alacağını kabul eder. Bununla birlikte, Kurallar’a aykırılık teşkil eden herhangi bir fiilin tespiti halinde (teşebbüs ve/veya girişim aşaması dahil olmak üzere), TEKNOSA’nın herhangi bir ihbar, ihtar veya mahkeme kararına gerek olmaksızın; Tedarikçi ile imzalanan sözleşmeleri derhal ve tek taraflı olarak feshetme, siparişleri iptal etme, ödemeleri durdurma, Tedarikçi’yi kara listeye alma, ticari ilişkisini askıya alma ve/veya tamamen sonlandırma haklarının bulunduğunu ve TEKNOSA’nın uygun göreceği diğer her türlü idari ve ticari tedbiri uygulama hakkına sahip olduğunu gayrikabili rücu kabul eder. Tedarikçi ayrıca, söz konusu ihlal nedeniyle TEKNOSA’nın uğrayacağı veya uğraması muhtemel her türlü doğrudan ve dolaylı zarar, kayıp, masraf, idari para cezası ve üçüncü kişi taleplerini ilk talepte, nakden ve defaten tazmin edeceğini kabul, beyan ve taahhüt eder.
8. Bildirim ve İhbar Mekanizması
Tedarikçi, çalışanlarının işbu Kurallar kapsamında yer alan ihlal ve uygunsuzlukları güvenli bir şekilde bildirebilmeleri için etkin bir iç bildirim ve etik ihbar mekanizması kuracağını ve bu mekanizmanın gizlilik, bağımsızlık ve misillemeden korunma esaslarına uygun şekilde işletileceğini kabul eder. Tedarikçi, ayrıca TEKNOSA tarafından belirlenen aşağıda detayları yer alan etik bildirim kanallarının tüm çalışanlarına ve ilgili üçüncü kişilere açık, erişilebilir ve anlaşılır şekilde duyurulmasını sağlayacağını taahhüt eder:
Teknosa Etik İhlal Bildirim Hattı
Web sitesi : http://teknosa.ethicspoint.com/
Telefon : 0800 621 24 61
Adres : İç Denetim Kıdemli Müdürlüğü, Carrefoursa Plaza, Cevizli Mah. Tugay Yolu Cad. No:67 B Blok Posta Kodu:34846 Maltepe/İstanbul
9. Çıkar Çatışmalarının Yönetilmesi
Tedarikçi çalışanları, kişisel çıkarlarının Tedarikçi ile olan ve/veya TEKNOSA adına yürütülen ticari ve iş ilişkisinden doğan görev ve sorumlulukları ile çatışmasına yol açabilecek her türlü durumdan kaçınmakla yükümlüdür. Tedarikçi, TEKNOSA ile olan ilişkilerinde çıkar çatışması doğabilecek veya doğma ihtimali bulunan durumların önlenmesi için gerekli tüm idari, organizasyonel ve etik tedbirleri alacağını ve çalışanlarını düzenli olarak bilgilendireceğini kabul, beyan ve taahhüt eder. Çıkar çatışması niteliği taşıyan veya taşıma ihtimali bulunan herhangi bir durumun tespit edilmesi halinde Tedarikçi, bu durumu derhal ve yazılı olarak TEKNOSA’ya bildirmekle yükümlüdür. Ayrıca Tedarikçi, TEKNOSA çalışanlarının, Tedarikçi bünyesinde doğrudan veya dolaylı herhangi bir mali, ticari veya kişisel menfaatinin bulunması halinde de bu durumu derhal TEKNOSA’ya ifşa edeceğini kabul eder.
İşbu Taahhütname, Tedarikçi tarafından imzalandığı tarihte yürürlüğe girer ve TEKNOSA ile ticari ilişkinin kurulmuş olması şartına bağlı olmaksızın, taraflar arasında yürütülen her türlü görüşme, müzakere, teklif ve/veya iş ilişkisi süresince geçerli ve bağlayıcıdır.